Zaposleni v posameznih enotah podjetja sporočajo svoje zahteve za uporabo službenih vozil in vozil Rent a car preko sistema za rezervacijo vozil. Sistem omogoča optimalno izkoriščenost službenih vozil, s tem se zmanjša potreba po uporabi privatnih vozil za službene namene in s tem tudi stroški. V primeru, da ima podjetje več enot na različnih lokacijah, sistem ločeno spremlja rezervacije za vsako lokacijo in vozila na tej lokaciji.
Uporabniki vnašajo rezervacije preko spletne aplikacije in hkrati spremljajo njihovo stanje ter pregledujejo že izvršene rezervacije. Ob vnosu rezervacije sistem preveri stanje zasedenosti vozil v izbranem terminu in uporabniku posreduje takojšnjo informacijo o zasedenosti oziroma razpoložljivosti vozil. Potrditev in vsaka sprememba rezervacije, se pošlje naročniku na njegov elektronski poštni naslov.
V primeru uspešne rezervacije sistem generira potni nalog in ga pošlje v podpis pooblaščenim osebam v podjetju. Hkrati omogoča skrbnikom voznega parka ažuren vpogled v zasedenost vozil in zgodovino rezervacij.
Uporabniki in skrbniki lahko posamezne rezervacije stornirajo. Sistem omogoča tudi povezavo do ustreznih zemljevidov za načrtovanje in izračun poti med kraji.
Sistem je primeren je za vsa podjetja z vsaj nekaj službenimi vozili, še posebno tista, ki imajo svoj vozni park na različnih lokacijah (banke, zavarovalnice, trgovska podjetja, elektro, komunala, ...).
Druge možnosti uporabe sistema
Sistem za rezrvacijo vozil je zasnovan tako, da ga lahko z enostavnimi prilagoditvami uporabimo tudi za rezervacijo drugih stvari.
Tak primer bi bil rezervacija pralnih strojev v študentskih domovih. Študentski domovi imajo za potrebe študentov, pralnice s pralnimi stroji, s katerimi ti operejo perilo. V ta namen si predhodno rezervirajo pralni stroj v določenem študentskem domu, v določenem časovnem terminu. Sistem lahko uporabimo tudi za rezervacijo različnih dvoran in opreme, ...